Een UBL-factuur is een elektronische factuur die voldoet aan de UBL-standaard. De UBL-facturen zijn gestandaardiseerd en gestructureerd, wat betekent dat de informatie op een genormeerde manier wordt gepresenteerd en verwerkt. Dit elektronisch factuurformaat wordt gebruikt om de uitwisseling van factuurgegevens tussen bedrijven te vergemakkelijken. Een UBL-factuur maakt het mogelijk om factuurdata van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B te sturen. De UBL-factuur kan hierdoor direct ingelezen worden zónder handmatige invoering. Het formaat is gebaseerd op XML-standaarden en bevat gestructureerde informatie over de factuur, zoals de factuurdatum, het factuurnummer, de prijzen en de btw-informatie.

De voordelen van UBL-facturen voor rijscholen

Voor rijscholen en instructeurs is het belangrijk om facturen naar hun klanten te sturen om betalingen te ontvangen voor hun diensten. UBL-facturen zijn gestandaardiseerde elektronische facturen die voldoen aan de Universal Business Language (UBL)-standaard voor het uitwisselen van elektronische facturen tussen bedrijven. We hebben de voordelen op een rijtje gezet.

 

1. Efficiëntie

Het versturen van UBL-facturen kan de administratieve last voor rijscholen aanzienlijk verminderen. Doordat UBL-facturen automatisch kunnen worden verwerkt door financiële systemen, kan de verwerkingstijd van facturen worden verkort. Dit bespaart niet alleen tijd, maar kan ook leiden tot kostenbesparingen voor rijscholen. Bovendien kan het verminderen van de administratieve last de focus van rijscholen verschuiven van administratie naar hun kernactiviteiten, zoals het geven van rijlessen.

 

2. Nauwkeurigheid

Doordat UBL-facturen gestructureerde informatie bevatten, is er minder kans op fouten of onnauwkeurigheden in de factuur. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen dat er verkeerde bedragen worden gefactureerd. Voor rijscholen is nauwkeurigheid essentieel om hun klanten tevreden te houden en om eventuele juridische problemen te voorkomen.

 

3. Compatibiliteit

UBL-facturen kunnen gemakkelijk worden uitgewisseld tussen verschillende systemen en softwarepakketten. Dit kan het gemakkelijker maken voor zakelijke klanten van rijscholen om facturen te verwerken, zelfs als ze afkomstig zijn van verschillende leveranciers. Dit kan het proces van betalingen en boekhouding voor de zakelijke klant vereenvoudigen en versnellen.

 

4. Duurzaamheid

Het versturen van UBL-facturen kan een positieve impact hebben op het milieu. Elektronisch factureren vermindert de behoefte aan papieren facturen, waardoor er minder bomen hoeven te worden gekapt en er minder afval wordt geproduceerd. Voor rijscholen kan dit een manier zijn om bij te dragen aan duurzaamheid en milieuvriendelijkheid.

 

5. Toekomstbestendigheid

Elektronisch factureren wordt steeds populairder en UBL-facturen worden steeds meer gebruikt. Door UBL-facturen te accepteren en te versturen, zijn rijscholen klaar voor de toekomst van facturering. Dit kan ook het imago van de rijschool versterken, omdat het aantoont dat zij up-to-date zijn en voldoen aan de nieuwste normen en standaarden.

 

UBL-facturen exporteren in Dation

Bij het versturen van een factuur komt er automatisch een bijlage van de factuur in UBL-formaat in een XML-bestand. Bijna elke boekhouding programma kan deze facturen verwerken. Waardoor de administratie en/of boekhouder eenvoudig het bestand importeert. Wel zo handig.
Dit betekent voor je rijschool het volgende:

    ➤   Tijdsbesparing bij het verwerken van facturen

    ➤   Automatisch verwerken van facturen in je boekhoudprogramma

    ➤   De boekhouder kan eenvoudiger de facturen verwerken

    ➤   Voorkomt fouten in facturen

    ➤   Draagt bij aan duurzaam ondernemend