Het is zo ver, je mag weer gaan lessen vanaf 3 maart! Je hebt de afgelopen weken waarschijnlijk geen nieuwe afspraken gepland met je leerlingen, dus moet je nu aan de slag om je agenda weer te vullen. Om je goed op weg te helpen om zo efficiënt mogelijk aan de slag te gaan, hebben we een aantal handige tips voor je op rij gezet.
Help mijn (nieuwe) examen is ineens dubbel gefactureerd!
Het kan voorkomen dat een nieuw examen dubbel gefactureerd wordt, dit komt waarschijnlijk omdat het oude examen nog staat gepland in TOP en meegaat naar Dation. Er staat dus een tegoed van het oude examen in het systeem, en er wordt een nieuw tegoed gebruikt om het nieuwe examen te plannen. Maar geen paniek, zo los je het op:
Oplossing met CBR TOP koppeling:
Plan het nieuwe examen tegen 0 euro in en laat het uitgestelde examen (voor de historie) in Dation staan. Zolang er geen nieuwe examens zijn blijft dit tegoed in het systeem staan.
De CBR TOP synchronisatie zal het uitgestelde examen opnieuw inplannen zo lang er geen nieuwe datum is gepland in CBR TOP.
Oplossing zonder CBR TOP koppeling:
Verwijder het uitgestelde examen en vermeld dit in de notitie voor je historie. Maak vervolgens alsnog je tegoed op wat daarvoor gebruikt is. Maak ook hier een notitie van en geef aan dat je dit hebt gedaan wegens een uitgesteld examen. Kortom, door het verwijderen van het uitgestelde examen krijgt de leerling +1 tegoed voor het examen terug, bij plannen van een nieuw examen wordt dit tegoed weer gebruikt.
Synchroniseer handmatig je CBR TOP
Let op: als je de CBR TOP synchronisatie gebruikt, werkt het gebruikelijke paarse knopje niet alles automatisch bij, daarom raden we je aan om nu al een handmatige synchronisatie uit te voeren. Deze zal naar verwachting enige tijd in beslag nemen door grote drukte bij CBR TOP. Vanaf volgende week kun je dan weer in gedeelten synchroniseren met de paarse knop.
Lees hier verder hoe je CBR TOP handmatig synchroniseert.
Opnieuw inplannen van leerlingen
De ‘Opstarten na de lockdown’ pagina is speciaal ontwikkeld om jou te helpen met de herstart. Klik onder ‘Agenda’ op ‘Opstarten na de lockdown’. Hierin vind je een overzicht van de uitgestelde examens en zie je wie er nog niet gepland is in 2021 terwijl die dat wel was in 2020.
Lees hier meer over de pagina ”Opstarten na de lockdown’.
Opstarten na de lockdown-pagina
Een afspraak verzetten of annuleren
In deze tijd kan het voorkomen dat je veel afspraken moet verzetten of zelfs annuleren.
Het annuleren van een afspraak gaat met de ‘Afspraak verwijderen’ knop die in het lesblok staat. Zodra je een les verwijdert gebeuren er de volgende zaken:
- Indien je e-mailnotificaties aan hebt staan ontvangt de leerling per e-mail een bevestiging van de geannuleerde rijles(sen).
- In de RijbewijsApp is de planning direct bijgewerkt.
Financiële afhandeling van de geannuleerde afspraak:
- De rijles komt uit een lespakket met tegoed: De geannuleerde afspraak komt terug als tegoed in dit lespakket.
- De rijles is los gefactureerd én de factuur is al verzonden: De geannuleerde afspraak komt op een creditfactuur.
- De rijles is los gefactureerd én staat op een open conceptfactuur: De geannuleerde afspraak wordt van de conceptfactuur verwijderd.
Het verzetten van een afspraak gaat met de ‘Afspraak bewerken’ knop die in het lesblok staat.
Zodra je op ‘Afspraak bewerken’ klikt, opent het scherm met de afspraak details.
Pas hierin aan wat je wilt aanpassen, zoals de begin- of eindtijd, de datum of plan juist een ander voertuig voor deze rijles. Na het wijzigen druk je op de knop ‘Opslaan’ om de gemaakte wijzigingen op te slaan. Zodra je de datum en/of tijd van een afspraak bewerkt gebeuren er de volgende zaken:
- Indien je e-mailnotificaties aan hebt staan ontvangt de leerling per e-mail een bevestiging van de gewijzigde afspraken.
- In de RijbewijsApp is de planning direct bijgewerkt.
Nieuwe studenten aan instructeur koppelen
Met de functie ‘Wie kan ik een nieuwe leerling toewijzen?’ heb je direct overzicht in het aantal leerlingen dat elke (geselecteerde categorie) instructeur toegewezen heeft. Ook heb je per instructeur direct overzicht in het aantal examens dat voor de aankomende twee weken gepland staat. Op deze manier zie je in een oogopslag welke instructeur ruimte heeft voor een nieuwe leerling en welke niet. Tevens kun je hierdoor een betere indicatie van de wachttijd geven én kun je een instructeur nooit meer te vol plannen.
Communiceer met je klanten
Het klinkt als een open deur, maar zorg dat je zo snel mogelijk communiceert naar al je actieve leerlingen. Leg je leerlingen uit wat ze de komende dagen van jou en het CBR mogen verwachten, zodat jouw leerlingen en hun ouders niet met vragen thuiszitten.
Wanneer ga je weer beginnen? Neem jij contact op met je leerling of laat je ze zelf plannen? Wanneer gaat het CBR weer open en kan men een theorie- of praktijkexamen verwachten? Welke maatregelingen tref jij om verantwoord les te geven? Denk aan uitleg over wel/niet rijden met een medeleerling achterin, ontsmet je de auto na elke les? Rij je met een mondkapje?
Adviseer al je leerlingen om voor en na de rijles de handen goed te wassen. Heb je je theorielokaal coronaproof ingericht met 1,5m afstand? Dit is ook leuk om te delen in je communicatie, dan heb je wat meer beeld bij de tekst! Kortom, er zijn genoeg zaken te bedenken om over te communiceren.
Het beste communiceer je via 3 kanalen: WhatsApp, e-mail en post op social media.
WhatsApp versturen naar alle leerlingen
Met de functie ‘Verzendlijst’ kun je een bericht naar verschillende contacten tegelijk versturen.
Wanneer je een bericht naar de verzendlijst verstuurd, wordt het bericht verzonden naar iedereen in die jouw telefoonnummer heeft opgeslagen in hun adresboek. Dit betekent dat alleen contacten die jou hebben toegevoegd aan hun adresboek je bericht ontvangen. Als je contact je berichten niet ontvangt, controleer dan of je bent toegevoegd aan hun adresboek. De leerlingen ontvangen het bericht alsof het een normaal bericht is. Wanneer ze het bericht beantwoorden, verschijnt het als een normaal chat in je scherm CHATS. Hun antwoord wordt niet naar de andere leerlingen van de verzendlijst verstuurd.
Lees hier hoe je razendsnel je klanten een whatsapp bericht stuurt.
Een e-mail versturen naar al mijn leerlingen
Ga naar het menu ‘Statistieken’ en download hier de actieve leerlingen van alle instructeurs. De download wordt weergegeven in een Excelbestand. Kopieer uit dit bestand alle emailadressen en indien nodig ook de secundaire-emailadressen. Open vervolgens jouw e-mailprogramma en plak de emailadressen in het BCC-veld. Het kan voorkomen dat sommige e-mailprogramma’s het niet toe staan om een e-mail naar meer dan honderd adressen te sturen. Kopieer in dit geval de e-mailadressen per 100 stuks.
Lees hier hoe je al je actieve klanten een e-mail verzendt.
E-mail naar actieve leerlingen verzenden
E-mail versturen naar alle ingeplande leerlingen
Om een e-mail te versturen naar alle leerlingen die in een specifieke periode een afspraak in de agenda hebben staan doorloop je onderstaande stappen.
Kies een periode en download de gegevens door naar het menu ‘Statistieken – Agenda’ te gaan. Selecteer van welke instructeur(s) je de agenda wilt downloaden. Klik op de knop ‘Download’. Je download nu een Excelbestand met daarin alle gegevens van de leerlingen die een afspraak in de agenda hebben staan in de geselecteerde periode. Kopieer uit dit bestand alle emailadressen en indien nodig ook de secundaire-emailadressen. Open vervolgens jouw e-mailprogramma en plak de emailadressen in het BCC-veld. Het kan voorkomen dat sommige e-mailprogramma’s het niet toe staan om een e-mail naar meer dan honderd adressen te sturen. Kopieer in de dit geval de e-mailadressen per 100 stuks, dan gaat dit wel goed.
Lees verder voor meer uitleg en tips over e-mailen.
E-mail naar ingeplande leerlingen verzenden
Communiceer duidelijk hoe je de veiligheid waarborgt
Check aan het begin van de werkdag bij je instructeurs en elke rijles bij elke leerling de volgende twee zaken. We raden je aan ook dit mee te nemen in je communicatie naar de klanten, zodat zij weten dat jij serieus om gaat met het beperken van de risico’s. Print deze twee vragen uit en leg dit blad in je voertuig(en), zodat je niet vergeet elke rijles opnieuw deze twee vragen te stellen.
- Heb jij of iemand in je huishouden in de afgelopen 14 dagen de diagnose corona gehad?
- Heb jij of iemand in je huishouden in de afgelopen 24 uur last gehad van koorts, hoesten,
verkoudheid, kortademigheid of benauwdheidsklachten?
Leg uit, zowel in je communicatie vooraf, als op het uitgeprinte blad in je voertuig, dat de rijles geen doorgang kan hebben als een van de twee vragen met ‘Ja’ beantwoord wordt.
Werk met plangroepen om snel je bezetting in te zien
Werk je met meerdere instructeurs? Dan raden we je aan om plangroepen aan te maken in de agenda. Hiermee kun je snel schakelen tussen bijvoorbeeld de A/AM/B docenten, RIS docenten of instructeurs die proeflessen geven. Handig om snel alle instructeurs op te roepen en snel in te zien waar je nog plek hebt in de agenda. Lees in dit artikel alles over het aanmaken en werken met plangroepen in Dation.
Controleer of je geen leerling vergeten bent
Controleer of ondanks al je goede communicatie niet een leerling vergeten is om zich opnieuw in te plannen. Niet elke leerling is proactief en het kan zomaar zijn dat je daardoor iemand misloopt. Er bestaat in Dation een handige functie om dit snel te controleren.
Ga in het menu Leerlingen bovenin naar de zoekfilters. Klik op het vinkje ‘Zonder lessen tussen’ en kies als periode 01-04-2020 t/m 31-05-2020 en druk op Zoeken. Elk leerlingen die niet in deze periode in de agenda staat wordt nu getoond; dit zijn de leerlingen die nog niet succesvol ingepland zijn.
Check je regelingen en pas je liquiditeitsplan aan
Grote kans dat je net je TOGS, Tozo en/of andere regelingen hebt aangevraagd of ontvangen, mag je ineens weer rijden en omzet maken. Welke invloed heeft de omzet die nu weer binnen gaat komen op de regelingen die je getroffen hebt.
Je hoort alles over slim bijstellen van je begroting en plannen tijdens de Week van de Rijschool. Meld je aan voor de webinars, zodat je deze live, of op een later tijdstip, terug kunt kijken en hier van kunt leren.
